信息和管理信息的概念
原作者： 丁涵章等主编 文章来源： 《现代医院管理全书》 发布日期：2003-08-17

一、信息的概念 信息（information）一词对我们来说已并不陌生，在人们的实际生活和工作中，每个人随时随刻都在与信息打交道，都在不断地接收信息、加工信息、利用信息。管理学家将人类与信息的关系比喻为人与空气的关系一样重要。随着社会经济和科学技术的迅速发展，信息在管理中的地位越来越重要。 何谓信息？信息是一个内容丰富、运用普遍、含义又相当模糊的概念，要对信息一词作出确切的定义是很困难的。另一方面，信息概念广泛地渗透到各门学科之中，人们可以根据各学科自身的特点为信息作出各种各样的定义。在日常生活中，人们常把信息与消息和信号等同起来，其实这样的认识并不确切。信息、消息和信号之间有密切联系，信息常以消息形式表现出来，并通过信号来传递，但是三者之间是有区别的，消息有可能包含甚为丰富的信息，但也可能信息甚少，若这种信息并未给人们带来新的知识的话，那么这种消息所包含的信息实际等于零。所以信息是给人们带来新知识的消息，消息是外壳，信息是消息的内核。信息与信号也是有区别的，信号是携带信息的载体，信息则是这个载体所携带的内容，同一种信息可用多种信号来表示，一种信号也可能用来传递多种信息。此外，信息和数据（data）也是有区别的，数据是对某种情况的记录，包括数值数据（例如各种统计资料数据）以及非数值数据两种，后者如各种图像、表格、文字和特殊符号等；而信息则是经过加工处理后对管理决策和实现管理目标或任务具有参考价值的数据，它是一种资源。作为资源的信息具有如下特点：①信息是和决策密切相关的，正确的决策有赖于足够的可靠的信息，信息又是通过决策来体现其自身的价值的；②信息可影响甚至决定组织的生存，能够给组织带来收益；③获取和利用信息时往往要花费一定的费用成本，正因为如此，信息利用者就必然会考虑到他们的花费对改进管理带来的功效是否合算，来决定要否获取和利用该信息；④信息往往具有很强的时效性，延迟的信息可使其功效减少或全部消失，甚至可能起到截然相反的作用。 二、管理信息的概念 1.管理信息的定义 所谓管理信息（management information）是指在整个管理过程中人们收集、加工和输入、输出的信息的总称，是反映与控制管理活动的经过加工的数据，具体地说，它包括两方面的内容：一是指为了达到管理目的和形成管理行为所收集或加工的信息，主要是指能够反映管理客体运行状态和可能影响管理客体运行状态的各种信息；二是指经过加工并在管理过程中得以运用的和反映管理者管理行为的信息。 2.管理信息的分类 对于管理信息可从各种不同的角度并按照信息的不同特征和作用进行分类：①从总体来分，信息可分为自然信息和社会信息两大类；②从信息的来源来分，可分为内部信息（院内信息）和外部信息（院外信息）；③从管理层次来分，可分为计划信息、控制信息、作业信息（例如医院管理中的医疗护理统计信息、财会信息、经营信息、物资信息、设备信息、质量信息等）；④从信息的稳定性来分，可分为常规信息（固定信息）和变动信息（流动信息），以医院管理而言，各种业务质量标准、工作量定额标准、消耗定额标准以及人事、设备、固定资产等档案都属于常规信息，而反映医院诊疗护理活动和医院经营管理活动的进程和变化的各种业务统计信息均属于变动信息；⑤从信息的期待性来分，可分为预知信息和突发信息；⑥从信息的不同业务领域来分，可分为政治信息、经济信息、军事信息、科技信息、教育信息、体育信息、卫生信息、文化信息、人口信息、金融信息、商业信息等；⑦从信息获取渠道的不同来分，可分为正规渠道信息、非正规渠道信息以及官方信息、民间社团信息等；⑧从信息的精确性来分，可分为精确性信息（可靠信息）和不太精确信息（非可靠信息）。 3.管理信息的特征 管理信息都是专门为某种管理目的和管理活动服务的，它具有以下特征：①有效性。有效性是管理信息的首要特征，它是对于管理目的和管理活动的需要说必须有效，对管理过程中的调查预测、计划目标、战略决策、组织结构、人员配备、监督控制等都要有用，包括信息的时间上要及时，数量上要适当，质量上要准确，内容上要适用。有效性也是信息的中心价值，如果信息在时间上不及时、数量上不足够、质量上不准确、内容上不适用的话，那么这种 信息不仅无益 ，反而有害；②共享性。这就是现在通常所说的资源共享的重要内容。从管理信息角度来说，它的共享性主要表现在不同领域、不同层次、不同部门、不同单位往往都可共同使用某种信息资源。正确认识和顺应这一特征，对于建立管理信息系统并发挥其重要作用具有重要的意义，也可充分发挥信息的共同作用，避免在信息的收集、加工、传输、储存等方面的重复劳动，在现代社会中，信息资源的国际共享，Internet国际互联网的建立，信息高速公路的诞生，使信息的共享性达到前所未有的程度；③等级性。信息既有有效性和共享性，但是管理信息又是分级的，同时处在不同级的管理者对同一事物所需要的信息也不同，就是同一单位不同层次的管理者对信息的需要也明显差异，从信息需要的重要性上可分区战略级、战术级和作业级。，战略级主要指高层管理者需要的关系到全局和长期利益的信息，例如决定医院的新建、改建、扩建或停止等，战术级为部门负责人需要的关系局部和中期利益的信息，例如医务处（科）、护理部对每月业务工作情况的计划和运行情况结果比较分析、控制质量标准等。作业级是关系基层医疗业务的信息，例如每天门急诊和住院人次和各种统计数据、考勤等。④不完全性。对于某种客观事实的真实情况往往是不可能完全得到的，数据的收集或信息的转换与主观思路关系甚大，所以只有舍弃无用的和次要的信息才能正确地使用信息，这也就是信息的综合性，管理必须全面地收集信息并进行综合分析、加工，才能充分认识和考虑各种内外因素引起的积极的或消极的影响程度，才能保证信息在决策、计划、控制等做到科学管理上发挥重要作用，做到统筹兼顾、综合平衡、协调发展；⑤经济性。所谓信息的经济性就是信息同样存在着投入产出的问题，对于信息的投入是必要的，但也要重视费用效益的分析，要求花费成本尽可能少而获取的信息数量和价格量尽可能大，这就要求管理者既要重视对信息部门的经济投入，强调它们对于管理的重要性，健全信息管理组织和人员配备，又要注意信息的经济性和实用性；⑥滞后性。信息是由数据转换而来的，因此它不可避免地落后于数据，而且信息的使用价值必须经过转换才能得到，这种转换也必须从数据到信息再到决策，最后取得效果，它们在时间关系上是： 数据→信息→决策→效果（t1＜t2＜t3＜t4） 从前一个状态转换为后一个状态的时间间隔总不会是零，这就是信息的滞后性。同时又由于信息是有寿命的，许多信息的寿命衰老很快，因此要重视及时转换，否则信息难以转换，不转换就失去信息的价值。 4.管理信息的属性 医院的诊疗护理活动过程中，作为管理要素的人、财、物、信息诸因素将形成两种“流”，一是“物流”，是指物资原材料的投入消耗，经过形态、性质的变化而转换为产品而产出的运动过程，或在消耗物化劳动和活劳动的过程中提供诊疗护理服务的运动过程，称为“物流”（material flow）；另一是“信息流”（information flow），它是对各种记录、数据资料、统计报表等进行收集、加工变换和传递，这种信息流起着两种作用，一是伴随着物流而产生，另一方面又起着引导物流和保证物流有规律运动的重要作用，也就是说物流的变化和转换是否畅通有效，在很大程度上受到信息流的影响，有时甚至有赖于信息流的组织和处理，并在组织处理中注意管理信息的结构化程度、精确程度、重要程度、信息量程度、使用频度等方面，综合构成信息的属性。 三、信息在医院管理中的作用 医院的信息包括医疗信息和管理信息两大类，这两类信息对保证正常诊疗护理工作的医院管理都是必不可少的，从某种意义来说，诊疗护理工作过程就是信息处理的过程，医院管理过程更是收集、处理、分析和利用信息的过程。没有信息，医务人员无法进行诊疗护理工作；没有信息，医院领导也无法指挥和控制并进行有效的管理。医务人员的诊疗护理工作过程就是不断从病人（包括其亲属）身上获得尽可能多的信息以及掌握信息的变化情况和规律的过程，包括采集病史、体格检查、辅助诊断检查，根据这些信息资料结合医务人员的知识和技能，作出诊断和治疗决策，开出医嘱和处方。这些过程都离不开信息，因为治疗是建立在诊断基础上的，正确及时的诊断又源于足够的信息，所以诊疗护理工作的源点是“医疗信息”，诊疗护理工作过程就是医疗信息的处理过程。医疗信息具有以下特点：①复杂性，包括病人的生理、心理、社会、家庭等各方面的信息，而且信息量较多，分类项目也较多；②困难性，医疗信息的获得有的较易取得，但大多数较难获取，有时要靠发掘挖取，病人不是机器，获取的大量信息也不一定都是真实的写照，这就是医疗信息的困难性；③不精确性。医疗信息往往不太精确，在判断和处理上也比较困难，需要医务人员高超的技术和丰富的经验，对病人的一些症状也难以客观评判，很难作出定量标准，例如人体“不舒适”到底到什么程度才算符合不舒适的标准；疼痛是较常见的症状，到底痛到什么程度是轻度、中度或重度，无客观判断标准等。 1.信息是医院管理系统的基本构成要素和中介 医院管理活动由管理主体、管理客体、管理目的、管理职能、管理环境几个要素组成。其中管理主体由人构成，对人的管理，无论从其目的、行为或职能来说都不是物质形态的表现，而是表现为信息形态，管理主体对管理客体的指挥、指导和控制，也是以信息为媒介的。管理主体和管理客体（医院则为人、财、物，其中人包括病人和医院职工）之间的管理与被管理关系实际上是以信息为中介的，是通过信息的输出、输入和反馈来进行的。就管理环境来说，即医院以外的环境会对医院产生各种影响，这种影响的表现形式就是各种信息的交换关系。总之，信息的传递和处理，信息协调地流通、有序地交换、有组织地利用，是医院管理的基础，是医院管理资源，是医院管理的对象，也是医院管理必不可少的手段。 2.信息是医院工作计划和决策的重要依据 为什么说信息是医院工作计划和决策的重要依据？主要由于从管理过程的角度来看，整个医院管理过程实际上就是信息的输入、输出和反馈的过程，诊疗护理工作就是以医疗信息处理为中心的工作。计划和决策是医院管理的重要环节，但是决策的前提是什么呢？就是靠信息、靠科学的预测，即形成“预测信息”；在控制过程中必然会对各种信息作出反馈，以保证整个管理活动能按既定目标稳定进行，即形成“反馈信息”。因此，重视信息、掌握信息、运用信息既是保证医院管理各环节运动的基本前提和依据，又是保证医院管理活动达到预期目标的重要因素。 3.信息是沟通、协调医院各部门的纽带和桥梁 医院的部门和科室较多，连续24小时工作，要求加强密切协调合作，从管理科学角度来说就是要使各个不同的部门、层次和环节都能执行统一的医院计划，实现共同的目标，因此上下左右之间的沟通联络是很重要的，从本质而言，这种沟通联络都是一定信息内容的反映，它像一只无形的手，把各方面各层次的思想、行动、感情、氛围、气质等紧紧连在一起，融为一体。所以可以说，没有信息就谈不上沟通联络，正确的、及时有效传递的信息是沟通协调医院各部门之间的纽带和桥梁。 4.信息是提高医院效益的重要资源 无论工业企业还是医院管理，其重要的目标是追求效益，不同的仅是以追求经济效益为重还是社会效益为重而已，效益对医院来说同样是医院生存发展的核心问题。国内外各行各业的实践证明，在现代社会里，信息已成为效益高低、事业成败的关键，信息的数量、质量、时效、传递速度都将直接影响到经济效益和社会效益的提高，重视信息资源的开发和利用，抓住时机，就能在竞争中取胜，现在信息资源已成为比物质资源更为重要、更为关键的资源，并形成一站新的学科——“信息学”，对医院来说就是“医院信息学”“（Hospital informatics）。 选自《现代医院管理全书》，杭州出版社，1999年